Din SAGA (.FDB)

Unde se faceCopiază linkul

Setări → Mută-te la Brivio → Instrumente avansate → Arhivă e-Factura, SAF-T și fișiere SAGA deschide Asistent migrare. Importul bazei SAGA este în cardul SAGA Conta XML, sub exportul XML și fișierele .dbf. Ai nevoie de dreptul de a scrie date în firmă.

Dacă tragi CONT_BAZA.FDB în pagina generală Mută-te la Brivio, te trimitem direct la cititorul din Asistent migrare: baza se citește tot din browser, fără Brivio Desktop. Acolo rămân exporturile XML sau .dbf. Brivio Desktop rămâne o variantă, dacă vrei să citești baza direct de pe calculatorul cu SAGA.

Ce fișier încarciCopiază linkul

• CONT_BAZA.FDB din folderul firmei, sau arhiva .zip din folderul salv_bd. Arhiva trebuie să conțină o singură bază .fdb.
• Cel mult 512 MB. Arhiva din salv_bd este de obicei mult mai mică decât baza.
• Doar SAGA C și SAGA PS versiunea 3.x (Firebird 3). Pentru o bază .fdb din SAGA mai vechi (Firebird 2.5), refuzul vine înainte de încărcare; dintr-o arhivă .zip, după citire. În ambele cazuri: instalează sau actualizează SAGA la versiunea 3, deschide firma o dată în SAGA 3 (o actualizează automat), închide SAGA și încarcă din nou fișierul. Dacă nu poți actualiza SAGA, scrie-ne la suport.

Fișierul merge direct din browser în spațiul de stocare criptat, nu trece prin serverul aplicației și nu îl modificăm: baza se deschide doar pentru citire. Se șterge după ce preiei datele, iar dacă nu le preiei, după cel mult 7 zile.

PașiiCopiază linkul

1. Alege fișierul și apasă Citește baza de date. Citirea durează de obicei sub un minut.
2. Verifică previzualizarea: numărul de clienți, furnizori și articole; numărul de conturi și soldurile finale debit și credit; stocurile și valoarea lor; data preluării propusă (ultima lună închisă în SAGA); avertizările.
3. Verifică rândul Firma din fișier: CUI …. Dacă fișierul este al altei firme decât cea activă, preluarea este refuzată: treci pe firma corectă și încarcă-l din nou.
4. Apasă Preia datele. Preluarea se face o singură dată pe import; nu există un pas de confirmare separat, așa că verifică sumele înainte.
5. Dacă balanța de deschidere nu s-a putut înregistra (de exemplu, lipsea o perioadă contabilă), apare butonul Înregistrează balanța de deschidere: rezolvi cauza și înregistrezi doar nota, din balanța salvată la import.
6. Compară rezultatul în raportul de reconciliere, pe aceeași pagină.

Data preluării nu se alege din pagină: este ultima lună închisă în SAGA. Închide luna în SAGA înainte să faci copia bazei. Dacă baza nu are nicio lună închisă, preluarea soldurilor și a stocurilor nu se poate face.

Ce se preiaCopiază linkul

Planul de conturi și balanța de deschidere. Soldul fiecărui cont la data preluării = sold inițial + sold precedent + rulajele lunilor până la data preluării inclusiv, la fel ca balanța de verificare SAGA. Notele nevalidate din SAGA sunt incluse, ca în balanța SAGA. Analiticele se adună în contul sintetic (de exemplu, 4111.00023 intră în 4111). Rezultatul este o singură notă contabilă de deschidere, în jurnalul OP, la data preluării. Dacă firma nu are plan de conturi, se creează automat.

Partenerii. Clienții și furnizorii, cu cod, denumire, CUI (fără prefixul RO), țară și tip. Un partener care există deja în Brivio este recunoscut după codul SAGA, apoi după CUI, apoi după denumire, și nu se dublează.

Soldurile pe partener (4111 și 401). Soldul conturilor 4111 și 401 se împarte pe parteneri, după analiticul fiecărui partener din SAGA, așa că apare în fișa partenerului. Ce nu se poate lega de un partener rămâne în nota de deschidere fără partener, ca nota să fie echilibrată.

Facturile neachitate. Facturile emise și primite cu rest de plată, datate până la data preluării, devin facturi în Brivio cu seria, numărul, scadența, suma rămasă de încasat sau de plată, baza și TVA-ul din SAGA și marcajul de TVA la încasare, dacă documentul îl are în SAGA. Sunt marcate ca migrate, nu se trimit în e-Factura și nu generează înregistrări contabile (soldul lor e deja în nota de deschidere). O factură care există deja nu se importă a doua oară.

Articolele și stocurile. Articolele cu cod, denumire, tip (marfă sau serviciu), grupă, cod de bare și unitate de măsură. Stocul pe gestiune și articol = stoc inițial + toate intrările − toate ieșirile din bază, evaluat la cost mediu ponderat, și se înregistrează la data preluării. Calculul stocului nu se oprește la data preluării: dacă ai operat intrări sau ieșiri în SAGA după luna închisă, fă copia bazei înainte de ele. Dacă valoarea totală diferă de soldul contului 371 (SAGA poate folosi altă metodă pe gestiune, de exemplu FIFO), primești o avertizare.

Seriile de facturi. Pentru fiecare serie și an citim din SAGA ultimul număr folosit, pe toate facturile emise, încasate sau nu, și continuăm de la următorul. Brivio nu coboară niciodată numărul unei serii. Dacă baza nu permite citirea acestui număr, seria se ridică doar după facturile neachitate și primești o avertizare să verifici în Setări → Serii facturi.

Ce NU se preiaCopiază linkul

• Istoricul facturilor încasate sau plătite, încasările și plățile, notele contabile individuale (intră doar soldurile, în nota de deschidere).
• Mijloacele fixe, salariile, registrul de casă și extrasele bancare.
• Adresa, județul, localitatea, emailul, telefonul, banca, IBAN-ul și numărul de la Registrul Comerțului ale partenerilor.
• Cota de TVA și prețul de vânzare ale articolelor.
• Liniile facturilor neachitate: se preia documentul, cu suma rămasă, baza și TVA-ul.
• Notele de după data preluării sau fără dată: le introduci în Brivio, pentru luna deschisă.
• Facturile neachitate emise după data preluării, facturile storno și cele fără un număr valid sau fără partener.
• Soldurile pe partener, dacă 4111 sau 401 nu are analitice pe parteneri în SAGA.
• Stocurile negative sau zero.

Fiecare situație de acest fel apare ca avertizare în previzualizare, cu numărul de rânduri afectate.

Avertizări frecventeCopiază linkul

Dacă trebuie să o iei de la capătCopiază linkul

• Nota de deschidere se înregistrează o singură dată pe firmă. Un al doilea import SAGA nu mai poate prelua balanța, iar o notă înregistrată nu se modifică: o corectezi prin stornare, în contabilitate.
• Un import SAGA (.FDB) nu are buton de anulare în Istoric importuri: nota de deschidere este definitivă, iar partenerii sunt legați de liniile ei. O ștergere parțială ar lăsa contabilitatea cu referințe goale.
• Ca să o iei de la capăt: stornezi nota de deschidere în contabilitate, apoi ștergi partenerii, articolele și facturile migrate de care nu mai ai nevoie.

Rulare în paralelCopiază linkul

Recomandarea noastră: lucrează în ambele programe în prima lună, până când raportul de reconciliere iese fără diferențe și ai emis primele facturi din Brivio. Dacă citești baza cu Brivio Desktop din Mută-te la Brivio, poți bifa Ține SAGA în paralel 30 de zile: recitești oricând baza din Brivio Desktop și vezi ce s-a adăugat, modificat sau șters în SAGA față de import. Nu păstrăm nicio parolă, iar rularea se încheie singură după 30 de zile.